Administrativní pracovník/administrativní pracovnice

Spojit dohromady dokumenty z fotokopírky, pošty nebo každodenního provozu podniků.

Vhodně a včas využívat kancelářské systémy používané v obchodních zařízeních v závislosti na cíli, ať už se jedná o sběr zpráv, uchovávání informací o klientovi nebo plánování agendy. To zahrnuje správu systémů, jako je řízení vztahů se zákazníky, správa dodavatelů, ukládání dat a systémy hlasové schránky.

Zpracovávat poštu s ohledem na záležitosti ochrany dat, požadavky na bezpečnost a ochranu zdraví a specifikace různých druhů pošty.

Naplánovat, připravit a provádět činnosti, které je nezbytné vykonávat v kanceláři každý den, jako je vyřizování pošty, přijímání dodávek, informování vedoucích pracovníků a zaměstnanců, a udržovat plynulý provoz operací.

Přijímat, zpracovávat a předávat osobám zprávy, které pocházejí z telefonních hovorů, faxů, poštovních zásilek a e-mailů.

Navrhnout a připravit korespondenci informující o nezaplacených fakturách nebo o zboží, omluvné dopisy nebo blahopřání a předat je zákazníkům.

Spravovat harmonogram interních i externích konferencí a zasedání. Vyhledávat možnosti a provádět rezervace dopravy a ubytování pro administrativní pracovníky.

Distribuovat poštu, noviny, balíčky a soukromá sdělení zákazníkům.

Používat softwarové nástroje k vytváření a úpravě tabulek, které umožní provádět matematické výpočty, organizovat údaje a informace, vytvářet diagramy založené na datech a jejich opětovné vyhledávání.

Řídit různé datové formáty a soubory uvedením jména, zveřejněním, transformací a sdílením souborů a dokumentů a transformací formátů souborů.

Šířit interní sdělení prostřednictvím různých komunikačních kanálů, které má společnost k dispozici.

Využívat různé druhy komunikačních kanálů, jako je verbální, ručně psaná, digitální a telefonická komunikace s cílem budovat a sdílet myšlenky nebo informace.

Vytvořit systém evidence. Napsat katalog dokumentů. Označit dokumenty štítkem atd.

Připravovat dokumenty k archivaci; zajistit, aby informace byly snadno a vždy přístupné.

Vyplňovat tiskopisy různé povahy včas, správně a čitelně.

Zadávat informace do systému uchovávání dat a systému vyhledávání dat prostřednictvím procesů, jako je skenování, ruční kódování nebo přenos dat za účelem zpracování velkého množství dat.

Odpovídat zákazníkům a komunikovat s nimi co nejúčinnějším a nejvhodnějším způsobem, aby jim byl umožněn přístup k požadovaným výrobkům nebo službám nebo k jakékoli jiné pomoci, kterou mohou požadovat.

Sladit formu a obsah tak, aby bylo zajištěno, že se k sobě hodí.

Zpracovat pokyny, obvykle ústně, poskytované řídícími pracovníky a směrnice o činnostech, které se mají vykonat. Vzít na vědomí oprávněné požadavky, informovat se o nich a v souvislosti s nimi podniknout kroky.

Používat pravidla pravopisu a gramatiky a zajistit konzistentnost textů.

Roztřídit korespondenci a přiložit předchozí záznamy nebo soubory korespondence k příchozí poště.