الموافقة هي الإجراء الوحيد في Counselor OS الذي يترتب عليه تكلفة مالية. أما كل ما عداه في قائمتك فيمكن التراجع عنه؛ بينما تؤدي الموافقة إلى حجز مقعد ضمن خطتك. اقرأ القسم التالي قبل النقر عليها للمرة الأولى، إذ تعتمد مدة بقاء ذلك المقعد محجوزًا على نوع المؤسسة التي تنتمي إليها.
ما الذي تلتزم به عند الموافقة
تشتري خطتك عددًا محددًا من المقاعد. وتؤدي الموافقة على شخص ما إلى إشغاله أحد هذه المقاعد.
تعتمد طريقة تحرير المقعد على نوع المؤسسة التي تنتمي إليها، والفارق بين النوعين كبير بما يكفي للتحقق من النوع المنطبق عليك قبل المتابعة.
العيادات والوكالات والخدمات
يظل المقعد محجوزًا لمدة 12 شهرًا من يوم الموافقة.
لا يؤدي أرشفة الشخص إلى تحرير المقعد مبكرًا. يظل المقعد مشغولًا حتى انتهاء مدة الأشهر الاثني عشر، وعندها فقط يعود متاحًا.
لذلك يختلف رقمان عن بعضهما، ويظهر كلاهما أمامك:
- Active (نشط) — الأشخاص الذين تعمل معهم حاليًا.
- Billed clients (العملاء المفوترون) — الأشخاص النشطون بالإضافة إلى أي شخص تمت أرشفته ولا يزال ضمن مدة الأشهر الاثني عشر. وهذا هو الرقم الذي يُحتسب ضمن حد خطتك.
وهناك أمر يصب في مصلحتك: إذا أرشفت شخصًا ثم وافقت عليه مجددًا خلال مدة الأشهر الاثني عشر، فسيُعاد استخدام الالتزام الأصلي. لا مقعد ثانٍ ولا رسوم ثانية.
المدارس والمؤسسات التعليمية
تشتري خطتك سعة سنوية — أي عدد الطلاب الذين يمكنك إرشادهم كل عام — وما يشغل هذه السعة هو ببساطة من هو نشط الآن.
تؤدي أرشفة الطالب هنا بالفعل إلى تحرير مقعده فورًا.
كما تُعاد تهيئة المقاعد تلقائيًا عند تجديد اشتراكك: تنتهي صلاحية الطلاب النشطين ويعود العدد إلى الصفر في العام الجديد. ولا تحتاج إلى إزالة مجموعة العام الماضي يدويًا.
إذا اختلفت بطاقة السعة عن الرقم المفوتر، يوضح القسم أعلاه السبب. راجع حالات المشاركين.
عدم الموافقة مجانية
يظهر الأشخاص في قائمتك بالحالة Pending (قيد الانتظار) بمجرد إجرائهم تقييمك. ويمكن لأي شخص لديه الرابط إجراؤه، ولذلك سيظهر فيه أشخاص ليسوا عملاءك. وهذا أمر متوقع.
لا تترتب أي تكلفة على إبقاء شخص قيد الانتظار، إلى أجل غير مسمى. لا يوجد موعد نهائي لاتخاذ القرار، ولا تُفرض رسوم على الأشخاص الذين لا توافق عليهم. إذا أجرى شخص تقييمك وليس عميلًا لديك، فالإجراء الصحيح هو تركه دون تغيير.
الموافقة على شخص
- افتح My Students / My Clients / My Employees (طلابي / عملائي / موظفوي) من الشريط الجانبي. (يحدد نوع مؤسستك الكلمة التي ستظهر لك، لكنها الشاشة نفسها.)
- طبّق التصفية على Pending Approvals (الموافقات المعلقة).
- اعثر على الشخص واختر Accept (قبول) في صفه.
- اقرأ مربع الحوار. يوضح لك عدد العملاء المفوترين لديك حاليًا مقارنة بحدك.
- اختر Approve & take a place (الموافقة وحجز مقعد).
يظهر إجراء الصف باسم Accept (قبول)، بينما يظهر مربع الحوار الذي يفتحه باسم Approve (موافقة). وهما الإجراء نفسه.
ما الذي يتغير بالنسبة إليهم
قبل الموافقة، يكون الشخص قد أجرى تقييمك ولديه نتائجه الخاصة. وتؤدي الموافقة إلى ربطه بك؛ إذ تضيفه إلى قائمتك النشطة وتفتح له واجهات الإرشاد التي تعملان فيها معًا.
كما تجعلك المرشد المسمى لخدمة الإرشاد تلك. فالاسم الذي يراه المشارك، والذي يظهر مطبوعًا فوق سطر التوقيع في الخطة التي ستوقعانها معًا في النهاية، هو اسمك. ولا يزال بإمكان الزملاء فتح الخدمة والعمل فيها؛ فلا يُمنع أحد من الوصول إليها، لكن المكتب يوضح لهم صاحب الحالة، ويسجل الزيارة لك وللمشارك.
إذا وافق الشخص الخطأ على أحد الأشخاص، يمكن لمسؤول المؤسسة إعادة إسناد الحالة؛ راجع إضافة الزملاء وتكلفة المقعد.
الموافقة على عدة أشخاص دفعة واحدة
حدد الصفوف واستخدم زر Approve (موافقة) الجماعي. وتبقى التكلفة نفسها كما لو وافقت عليهم واحدًا تلو الآخر: إذ يشغل كل شخص مقعدًا.
إذا لم يتبقَّ لديك أي مقاعد
تفشل الموافقة عندما تكون قد بلغت الحد الأقصى؛ إذ يُجرى التحقق عند كل موافقة، وبذلك لا يمكنك تجاوز الحد بالخطأ.
يعتمد الإجراء المطلوب على نوع مؤسستك:
- Practice or agency (عيادة أو وكالة) — لن تؤدي أرشفة شخص اليوم إلى تحرير مقعد اليوم. تحتاج إلى التزام انتهت مدة الأشهر الاثني عشر الخاصة به، أو إلى خطة أكبر.
- School (مدرسة) — تؤدي أرشفة طالب انتهيت من العمل معه إلى تحرير مقعده فورًا.
تجد حدود خطتك في صفحة الفوترة.
مقالات ذات صلة
- حالات المشاركين — قيد الانتظار، والنشطون، والمؤرشفون، ومراحل المسار المنفصلة
- ما لا يمكنك فعله — بما في ذلك سبب عدم وجود زر «إضافة عميل»
- مشاركة تقييم — كيفية وصول الأشخاص في المقام الأول