Responsável pelo apoio a projetos

Concluir a contabilidade de um projeto. Preparar um orçamento efetivo, comparar a discrepância entre o orçamento previsto e o orçamento efetivo e tirar conclusões finais.

Elaborar, compilar e comunicar relatórios com uma análise dos custos discriminados sobre a proposta e os planos orçamentais da empresa. Analisar previamente os custos e benefícios financeiros ou sociais de um projeto ou investimento ao longo de um determinado período.

Fornecer informações exatas e pertinentes a todas as partes envolvidas num projeto em tempo útil.

Registar o trabalho de planeamento e desenvolvimento do projeto, as etapas de trabalho, os recursos necessários e os resultados finais, a fim de poder apresentar e acompanhar os projetos já realizados e em curso.

Armazenar os ficheiros e documentos do projeto num repositório central acessível ao gestor do projeto e a todas as equipas envolvidas. Utilizar ferramentas em linha e software específico disponíveis.

Assegurar que os sistemas, processos e bases de dados administrativos são eficientes e bem geridos e constituem a base sólida para trabalhar em conjunto com o funcionário/pessoal/profissional administrativo.

Realizar uma visita à empresa com os novos empregados, apresentá-los aos colegas, explicar-lhes a cultura empresarial, as rotinas e os métodos de trabalho e levá-los para o seu posto de trabalho.

Avaliar as atividades realizadas na execução de um projeto (desde o início até ao encerramento), a fim de garantir a conformidade com uma determinada metodologia que visa garantir que os projetos são executados de forma eficaz dentro dos condicionalismos definidos. Este processo pode ser facilitado pela utilização de listas de verificação da garantia da qualidade normalizadas, que são adaptadas para utilização na organização específica.

Organizar reuniões de projeto, como a reunião de lançamento do projeto e a reunião de avaliação dos seus resultados. Planear a ordem de trabalhos da reunião, estabelecer conferências telefónicas, lidar com eventuais necessidades logísticas e preparar a documentação necessária para a reunião. Assegurar a participação da equipa do projeto, do dono da obra e de outras partes interessadas relevantes. Redigir a ata da reunião e enviá-la aos participantes.

Efetuar cálculos precisos sobre o tempo necessário para executar futuras tarefas técnicas, com base em informações e observações do passado e do presente ou planear a duração estimada de cada tarefa individual num determinado projeto.

Dirigir e orientar os trabalhadores através de um processo de aquisição das competências necessárias ao desempenho das tarefas profissionais de um emprego. Organizar atividades destinadas a apresentar o trabalho e os sistemas ou a melhorar o desempenho de indivíduos e grupos em contextos organizacionais.

Manter contactos com os gestores de outros departamentos assegurando um serviço e uma comunicação eficazes, isto é, departamentos de vendas, planeamento, compras, comércio, distribuição e técnico.