Assistente de gestão imobiliária

Organizar os documentos provenientes da fotocopiadora, a correspondência ou as atividades diárias das empresas.

Utilizar, de modo adequado e atempado, sistemas de escritório díspares utilizados em instalações empresariais, por exemplo, para recolha de mensagens, para armazenamento de informações de clientes ou para programação da agenda. Inclui a administração de sistemas, tais como sistemas de gestão de relações com clientes, de gestão de fornecedores, de armazenamento e de correio de voz.

Programar, preparar e realizar atividades necessárias no dia a dia em escritórios, como o tratamento de correspondência, a receção de materiais, a atualização de gestores e trabalhadores e a manutenção normal das operações.

Reunir informações sobre as transações anteriores que envolvam a propriedade, tais como os preços a que a propriedade tinha sido vendida anteriormente e os custos associados a renovações e reparações, a fim de obter uma imagem clara do valor da propriedade.

Recolher informações sobre valores mobiliários, condições do mercado, regulamentações governamentais, bem como sobre a situação financeira, os objetivos e as necessidades de clientes ou empresas.

Organizar e marcar reuniões profissionais ou outras para clientes ou superiores hierárquicos.

Aceitar, calendarizar e cancelar marcações.

Responder e comunicar com clientes da maneira mais eficaz e apropriada para permitir o respetivo acesso aos produtos ou serviços desejados, ou a qualquer outra ajuda de que possam necessitar.

Seguir instruções, geralmente orais, dadas por gestores, e diretrizes sobre as ações necessárias a realizar. Tomar nota, investigar e agir relativamente aos pedidos solicitados.

Reunir todas as transações financeiras realizadas no âmbito das operações diárias de uma empresa e registá-las nas respetivas contas.

Utilizar perguntas adequadas e ouvir ativamente, a fim de identificar as expectativas, os desejos e as necessidades dos clientes, de acordo com os produtos e serviços.

Informar os proprietários ou arrendatários de uma propriedade sobre as obrigações e direitos do proprietário e do arrendatário, tais como a obrigação do proprietário assegurar a manutenção da propriedade e o seu direito de despejo em caso de violação do contrato, e a obrigação do arrendatário pagar a renda em tempo útil e evitar incumprimento.

Enumerar todos os bens presentes num imóvel arrendado ou alugado, a fim de obter um acordo contratual entre o proprietário e o inquilino.

Fornecer informações sobre os aspetos positivos e negativos de uma propriedade e os aspetos práticos relacionados com potenciais transações financeiras ou procedimentos de seguros; tais aspetos incluem a localização, a composição da propriedade, as necessidades de renovação ou de reparação, o custo da propriedade e os custos relacionados com o seguro.