Prosjektstøttemedarbeider

Avslutte prosjektregnskap. Utarbeide et faktisk budsjett, sammenligne avvik mellom planlagt og faktisk budsjett og trekke endelige konklusjoner.

Forberede, utarbeide og formidle rapporter med detaljerte kostnadsanalyser om selskapets forslags- og budsjettplaner. Analysere de finansielle eller sosiale kostnadene og fordelene ved et prosjekt eller en investering på forhånd over et gitt tidsrom.

Gi nøyaktige og relevante opplysninger til alle parter som er involvert i et prosjekt, i tide.

Registrere planleggingen og utviklingen av prosjekter, arbeidstrinnene, de nødvendige ressursene og de endelige resultatene for å presentere og holde styr på de gjennomførte og pågående prosjektene.

Lagre prosjektfiler og dokumenter i et sentralt lager som er tilgjengelig for prosjektlederen og for alle prosjektteamene. Bruke tilgjengelige nettbaserte verktøy og spesiell programvare.

Sikre at administrative systemer, prosesser og databaser forvaltes på en god og effektiv måte og gir godt grunnlag for samarbeid med administrasjonen.

Gi nye ansatte en omvisning i selskapet. La dem hilse på kolleger, forklare dem bedriftskulturen, rutinene og arbeidsmetodene og få dem i gang på arbeidsplassen.

Evaluere aktivitetene som utføres i gjennomføringen av et prosjekt (fra oppstart til avslutning) for å sikre samsvar med en gitt metode som har som mål å sikre at prosjekter drives effektivt innenfor de definerte begrensningene. Det kan støttes av bruken av en standard sjekkliste for kvalitetssikring tilpasset for bruk av den spesifikke organisasjonen.

Organisere prosjektmøter, slik som oppstartsmøter og møter for å gå gjennom prosjektfremgangen. Planlegge dagsorden for møte, sette opp konferansesamtaler, ta tak i eventuelle logistikkbehov og forberede dokumenter, ev. det som skal deles ut på møtet. Sørge for at prosjektteamet, prosjektkunden og andre relevante interessenter deltar. Skrive og sende rundt møtereferatet.

Utarbeide nøyaktige beregninger for tiden som er nødvendig for å oppfylle fremtidige tekniske oppgaver, basert på tidligere og nåværende informasjon og observasjoner, eller planlegge den anslåtte varigheten til individuelle oppgaver i et gitt prosjekt.

Lede og veilede ansatte gjennom en prosess der de lærer de nødvendige ferdighetene for den mulige jobben. Organisere aktiviteter med sikte på å introdusere arbeidet og systemene eller forbedre ytelsen til enkeltpersoner og grupper i organisatoriske omgivelser.

Samarbeide med ledere for andre avdelinger for å sikre effektiv service og kommunikasjon, dvs. om salg, planlegging, innkjøp, handel, distribusjon og tekniske saker.