Kontorsjef

Bruke kontorsystemer som brukes i virksomhetens anlegg, på en passende og betimelig måte, avhengig av mål, enten det er for innsamling av beskjeder, lagring av kundeinformasjon eller agendaplanlegging. Inkluderer administrasjon av systemer som for eksempel CRM-systemer, leverandørstyring, lagring og telefonsvarersystemer.

Sikre at administrative systemer, prosesser og databaser forvaltes på en god og effektiv måte og gir godt grunnlag for samarbeid med administrasjonen.

Utføre administrative oppgaver som registrering, rapportskriving og postkorrespondanse.

Gi instruksjoner til underordnede ved hjelp av ulike kommunikasjonsteknikker. Justere kommunikasjonsstilen ut fra målgruppen med sikte på å formidle instruksjoner som planlagt.

Følge med på, analysere og sørge for at nødvendig kontorrekvisita finnes i tilstrekkelige mengder til å holde driften i gang.

Administrere ansatte og underordnede som jobber i team eller selvstendig, for å oppnå størst mulig ytelse og bidrag. Planlegge deres arbeid og aktiviteter, gi instrukser, motivere og lede arbeidstakerne mot å nå selskapets mål. Overvåke og måle hvordan den ansatte påtar seg sitt ansvar, samt hvor godt disse aktivitetene gjennomføres. Identifisere forbedringsområder og fremsette forslag om hvordan dette kan oppnås. Lede en gruppe mennesker for å hjelpe dem med å nå mål og opprettholde en effektiv arbeidsrelasjon blant de ansatte.

Benytte ulike typer kommunikasjonskanaler, for eksempel muntlig, håndskrevet, digital og telefonisk kommunikasjon, med det formål å utarbeide og dele ideer eller informasjon.

Administrere og vedlikeholde kontorsystemer som trengs til daglig drift av kontoret, som systemer for intern kommunikasjon, programvare som brukes i selskapet, og kontorets nettverk.

Skrive arbeidsrelaterte rapporter som støtter effektiv administrering av forhold og en høy standard for dokumentasjon og journalføring. Skrive og fremlegge resultater og konklusjoner på en klar og forståelig måte, slik at de er forståelige for et publikum av ikke-eksperter.

Identifisere mulige forbedringer i operasjonelle og økonomiske resultater, for å øke produktiviteten, effektiviteten, kvaliteten og strømlinjeforme prosedyrene.

Arbeide med ledelsespraksis som kontinuerlig forbedring, forebyggende vedlikehold. Være oppmerksom på problemløsning og samarbeidsprinsipper. Gi teamene mulighet til å identifisere muligheter og deretter drive prosessen for å forbedre resultatene.

Sørge for at man har de apparatene som trengs for problemfri drift på kontorer og forretningsanlegg. Forberede apparater, for eksempel kommunikasjonsenheter, datamaskiner, fakser og kopimaskiner.