A seat (licenchely) egy olyan licenc, amellyel egy kolléga bejelentkezhet. Ez nem azonos a csomagban egy résztvevő számára biztosított hellyel — erről lásd az Résztvevők jóváhagyása című részt.
A csapat kezelése kizárólag szervezeti adminisztrátori jogosultsággal érhető el, a próbaidőszak alatt pedig nem használható: a próbaidős munkaterület egyetlen tanácsadói licenchelyre korlátozódik.
A két jogosultsági szint
Pontosan két szint létezik, nincs csak olvasási vagy asszisztensi szint:
- Org admin (szervezeti adminisztrátor) — az alábbiakban felsorolt összes jogosultság, valamint a Szervezet szakasz: profil és nyilvános oldal, csapat, számlázás és elemzések.
- Counselor (tanácsadó) — minden, ami a résztvevőkkel és a felmérésekkel kapcsolatos.
Mindketten ugyanazokat a résztvevőket látják. A hozzáférés a szervezethez, nem az egyes tanácsadókhoz kötődik. A szervezeten belül bármelyik tanácsadó megnyithat bármely résztvevőt és bármely felmérést — senki nincs kizárva a kollégája munkájából, így válik egyáltalán lehetővé a helyettesítés távollét esetén.
Minden tanácsadási szolgáltatás egy tanácsadót nevez meg. A résztvevőt jóváhagyó személy lesz az adott szolgáltatás megnevezett tanácsadója: az ő nevét látja a résztvevő, és ez a név jelenik meg az aláírt terv aláírása fölött.
Ez a név nem korlátozza a hozzáférést, hanem nyilvántartási adat. Ha megnyit egy olyan szolgáltatást, amelynél más személy van megnevezve, ugyanúgy dolgozhat benne — a munkafelület jelzi, kihez tartozik, mert a látogatása a dátummal együtt bekerül a résztvevő nyilvántartásába. Ezt a megnevezett tanácsadó és a résztvevő is láthatja.
Kolléga hozzáadása
Adja meg az e-mail-címét, majd válassza az Invite (Meghívás) lehetőséget.
Ha szervezete számlázása a Stripe-on keresztül történik, először megjelenik a költség — hány licenchelyről hány licenchelyre vált, valamint az egy licenchelyre jutó ár. Erősítse meg a műveletet, és a licenchely hozzáadódik az előfizetéséhez.
A megjelenített összeg listaár. A két licenchely felett érvényes mennyiségi kedvezményeket csak az előfizetés tényleges frissítésekor alkalmazza a rendszer, ezért a tényleges költség alacsonyabb lehet a párbeszédablakban jelzettnél.
Amit a kollégája kap
Üdvözlő e-mailt kap a vezérlőpultra mutató hivatkozással — nem elfogadásra váró meghívót.
A fiókja azonnal létrejön, függetlenül attól, hogy valaha megnyitja-e az e-mailt. Nincs elfogadási lépés, elutasítási lehetőség vagy jelszóbeállító hivatkozás — mert a munkatársi fiókokhoz egyáltalán nem tartozik jelszó. A bejelentkezéshez a meghívott e-mail-címet kell megadni a bejelentkezési oldalon, majd az arra küldött hatjegyű kódot kell beírni.
Ez a meghívókkal kapcsolatos leggyakoribb támogatási kérdés. Ha egy kolléga azt mondja, hogy nem kapott meghívót, vagy azt kérdezi, hol állíthatja be a jelszavát, mindkét esetben ugyanaz a válasz: lépjen a bejelentkezési oldalra, és adja meg azt a címet, amelyre a meghívót küldte. Előzetesen semmit nem kell beállítani, és nincs olyan jelszó, amelyet el lehetne felejteni.
Ha a kód nem érkezik meg, elsőként a fiókhoz tartozó címet ellenőrizze — a kódot kizárólag erre a címre küldi a rendszer.
Ha már nincs szabad licenchely
A meghívás sikertelen lesz, és egy üzenet tájékoztatja a korlátról. Az űrlap előre nem figyelmeztet — a gomb engedélyezve marad, és csak a beküldéskor derül ki a probléma.
Adjon hozzá licenchelyeket a Billing (Számlázás) → Plan & Seats (Csomag és licenchelyek) menüpontban, vagy frissítse a csomagot.
Valaki eltávolítása
Egy kolléga eltávolítása visszavonja a szervezethez való hozzáférését. A fiókja és minden általa létrehozott tartalom megmarad — a létrehozott felmérések is megmaradnak, és a résztvevők változatlanul a helyükön maradnak.
Senki nem veszít hozzáférést. A résztvevők a szervezethez, nem egy tanácsadóhoz tartoznak, ezért senki nem marad ellátatlanul, amikor valaki távozik. Minden megmaradó kolléga már eleve látja őket, és még aznap folytathatja a munkát.
A licenchely ezzel egyidejűleg felszabadul az előfizetésben.
A tanácsadási szolgáltatásait azonban rendelje át. A távozó személy továbbra is az összes olyan szolgáltatás megnevezett tanácsadója marad, amelyet ő hagyott jóvá, és ezt a nevet látja a résztvevő, valamint ez jelenne meg egy új, aláírt terven is. A szervezeti adminisztrátor ezt a résztvevő munkafelületén módosíthatja: válassza a Reassign case (Eset átruházása) lehetőséget, majd jelöljön ki egy kollégát. A résztvevő értesítést kap arról, hogy megváltozott a tanácsadója, és arról is, hogy ki lett az új tanácsadó.
Ha elfelejti ezt megtenni, semmi nem romlik el. Csupán azt jelenti, hogy egy távozott kolléga neve marad egy aktív szolgáltatáson, amit a résztvevő számára nem szerencsés látni.
A felület két szabályt érvényesít:
- Önmagát nem távolíthatja el.
- Az utolsó szervezeti adminisztrátor nem távolítható el. Előbb léptessen elő valaki mást. Az adminisztrátort eltávolítás előtt tanácsadói szerepkörbe is vissza kell sorolni.
Az adminisztrátori jogosultság megadása vagy visszavonása e-mailben értesíti az érintett személyt.
Kapcsolódó tartalmak
- Résztvevők jóváhagyása és ennek költsége — a másik korlát
- Számlázás és a csomag