La signature crée une version. Tant que personne n’a signé, il n’existe pas de v1 : seulement un brouillon de travail que vous et le participant pouvez consulter.
Avant l’envoi
Déplacez les objectifs sur lesquels vous vous êtes mis d’accord dans la colonne Goals (Objectifs) du Planning Board. Le bouton d’envoi se trouve en bas de cette colonne, et non dans l’en-tête de la page — il est délibérément placé à la fin du travail plutôt qu’en haut de l’écran.
Pour un premier plan, il s’intitule Review and send for signing (Réviser et envoyer pour signature), ou Send v2 for signing (Envoyer la v2 pour signature) pour une révision.
Ce qui empêche l’envoi d’un plan
Quatre éléments empêchent la signature. Chacun est vérifié lorsque vous appuyez sur le bouton, puis de nouveau sur le serveur, afin d’éviter toute incohérence.
| Problème | Action à effectuer |
|---|---|
| Aucun objectif dans la colonne Objectifs | Un plan sans objectif n’a rien à faire signer. |
| Un objectif n’a pas de parcours de formation | Choisissez un parcours, ou indiquez pourquoi il n’en faut aucun — cliquez sur le lien « no programme needed? » et rédigez la raison, par exemple : « Ils ont déjà le diplôme requis. » La raison est imprimée sur le plan comme une décision clairement visible. |
| Le niveau d’études atteint du participant n’est pas renseigné | Chaque parcours commencerait à zéro. Ajoutez-le depuis l’en-tête du profil. |
| Un objectif que le participant a marqué Not interested (Pas intéressé) | Il ne peut pas être signé. Discutez-en ou retirez-le. |
L’incertitude n’empêche pas la signature. Les objectifs pour lesquels le participant n’est pas sûr commencent désélectionnés dans la boîte de dialogue — l’hésitation est une raison d’en parler, pas une signature par défaut. Vous pouvez en sélectionner un pour l’inclure malgré tout.
Vous serez également averti, sans que cela bloque l’envoi, si un objectif n’a encore aucune étape ou si vous envoyez plus de trois objectifs. Les plans approuvés s’engagent généralement sur un à trois objectifs et conservent les autres dans la liste de travail.
Envoyer le plan
- Appuyez sur le bouton d’envoi situé en bas de la colonne Objectifs.
- Sélectionnez les objectifs sur lesquels vous vous êtes mis d’accord. Le participant signe exactement cette liste.
- Vous pouvez remplir les cinq champs textuels : la date à laquelle vous réexaminerez ce plan, tout ce qui pourrait faire obstacle et le soutien convenu, la personne qui fournit ce soutien, votre synthèse de la discussion et la manière dont vous saurez tous les deux que cela fonctionne.
- Appuyez sur Send n goals for signing (Envoyer n objectifs pour signature).
La date de réexamen ne peut pas être dans le passé. Si vous laissez un champ inchangé, il conserve sa valeur précédente — il n’est pas vidé.
Ce qui se passe de leur côté
Le participant voit une bannière — « Your plan is ready to sign » — dans son Centre d’accompagnement, lit l’intégralité du document et signe à la fin. Il signe dans sa propre langue.
Signer consiste à saisir son nom complet. Il n’y a ni signature dessinée ni fichier importé : le participant saisit son nom, celui-ci doit correspondre, puis le bouton devient actif. Il peut également ajouter une déclaration avec ses propres mots, qui sera imprimée sur le plan exactement telle qu’elle a été rédigée.
Une deuxième option lui est proposée : « Let's talk about it first » (Parlons-en d’abord). Il ne s’agit pas d’un refus — la proposition est retirée et vous recevez un message intitulé « About the proposed plan » indiquant ce dont le participant souhaite discuter.
Leur dire que le plan les attend
Aucun e-mail n’est envoyé lorsqu’un plan est prêt à être signé. Le participant reçoit une notification dans l’application, et rien d’autre. S’il n’a pas l’habitude d’ouvrir la plateforme, mentionnez-le lors de votre prochain contact — sinon un plan peut rester non signé pendant des semaines.
Au bout de sept jours, votre vue conseiller commence à vous indiquer depuis combien de temps le plan attend, et vous suggère de demander au participant s’il a des questions.
Vous pouvez également le retirer à tout moment avec Take vn back from signing (Retirer vn de la signature).
Ce que la signature change sur le reste du tableau
Lorsqu’une version est signée, tout ce qui se trouve encore dans Suggestions ou La liste restreinte est mis de côté — marqué comme ne faisant pas partie de cet accord, avec la raison enregistrée.
Ces éléments sont mis en attente, et non supprimés. Ils peuvent être réintégrés lors de votre séance de réexamen.
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