Kiinteistöassistentti

Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.

Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.

Ohjelmoida, valmistella ja toteuttaa toimia, jotka on suoritettava päivittäin toimistoissa, kuten postiin liittyvät toiminnot, tavaran vastaanotto, johdon pitäminen tilanteen tasalla ja toiminnan sujuvuuden varmistaminen.

Tietojen kerääminen aikaisemmista kiinteistökaupoista, kuten hinnoista, joilla kiinteistö oli aikaisemmin myyty, sekä kunnostustöistä ja korjauksista aiheutuvista kustannuksista, jotta kiinteistön arvosta saataisiin selkeä kuva.

Kerätä tietoja arvopapereista, markkinaolosuhteista, valtion säännöksistä ja asiakkaiden tai yritysten taloudellisesta tilanteesta, tavoitteista ja tarpeista.

Järjestää ja aikatauluttaa ammatillisia tapaamisia tai neuvotteluita asiakkaille tai esimiehille.

Hyväksyä, aikatauluttaa ja peruuttaa ajanvarauksia.

Asiakkaille vastaaminen ja heidän kanssaan kommunikoiminen mahdollisimman tehokkaasti ja asianmukaisesti, jotta he voivat saavat pääsyn haluamiinsa tuotteisiin tai palveluihin, tai muuta apua, jota he voivat tarvita.

Käsitellä esimiesten tai johtajien yleensä suullisesti antamia ohjeita tarvittavista toimista. Huomioida ja toteuttaa esitetyt pyynnöt ja esittää niitä koskevia kysymyksiä.

Koota kaikki yrityksen päivittäiseen liiketoimintaan kuuluvat rahansiirrot ja kirjata ne asiaankuuluville tileille.

Esittää tarkoituksenmukaisia kysymyksiä ja kuunnella aktiivisesti, jotta voidaan tunnistaa asiakkaiden tuotteita ja palveluita koskevat odotukset, toiveet ja vaatimukset.

Antaa vuokranantajille ja vuokralaisille tietoja vuokranantajan ja vuokralaisen velvollisuuksista ja oikeuksista, kuten vuokranantajan velvollisuudesta huolehtia kiinteistön ylläpidosta ja oikeudesta häätää vuokralainen, jos sopimusta rikotaan, sekä vuokralaisen velvollisuudesta maksaa vuokra ajoissa ja välttää laiminlyöntejä.

Listata kaikki vuokrattuun kiinteistörakennuksessa olevat tavarat ja huonekalut omistajan ja vuokralaisen välisen sopimuksen tekemiseksi.

Antaa tietoja kiinteistön hyvistä ja huonoista puolista sekä taloudellisiin seikkoihin tai vakuutuksiin liittyvistä käytännöistä; antaa tietoja esimerkiksi sijainnista, kiinteistön osista, remonteista tai remonttitarpeista, kiinteistön hinnasta ja vakuutusten hinnoista.