Tegevjuhi assistent

Ärirajatistes kasutatavate kontorisüsteemide kasutamine asjakohaselt ja õigeaegselt, näiteks sõnumite kogumiseks, klienditeabe säilitamiseks või päevakava koostamiseks. See hõlmab selliste süsteemide haldamist nagu kliendisuhte haldamise, tarnijate haldamise, ladustamise ja kõneposti süsteemid.

Kontoritöötajate, peamiselt juhtide ja juhtivtöötajate väliste osapooltega kohtumiste kavandamine ja kinnitamine.

Telefonitsi, faksidega, postiga ja e-postiga saabunud teadete vastuvõtmine, töötlemine ja inimestele edastamine.

Haldusülesannete täitmine, näiteks arhiivimine, aruannete koostamine ja kirjavahetuse haldamine.

Ürituste juhtimine, hallates eelarvet, logistikat, ürituste toetamist, turvalisust, hädaolukorra lahendamise kavu ja järelmeetmeid.

Klientide või vahetute juhtide töökohtumiste või -koosolekute kokkuleppimine ja aja määramine.

Protseduuride, visiitide ja töötundide ajakava koostamine.

Ärireisideks kõigi ettevalmistuste tegemine, sealhulgas sõiduplaanide koostamine ning transpordi, õhtusöökide ja majutuse broneerimine.

Koostöö teiste osakondade (müügi-, planeerimis-, ostu-, kauplemis-, turustus- ja tehnilise osakonna) juhatajatega, tagades tõhusa teeninduse ja teabevahetuse.

Andme- ja infoturbe poliitika, meetodite ja eeskirjade rakendamine, et järgida konfidentsiaalsuse, terviklikkuse ja kättesaadavuse põhimõtteid.

Selliste eeskirjade järgimine, mille alusel keelatakse teabe avalikustamine, välja arvatud teabe avalikustamine teisele volitatud isikule.

Positiivse ja pikaajalise suhte loomine organisatsiooni ja huvitatud kolmandate isikute, näiteks tarnijate, turustajate, aktsionäride ja muude sidusrühmade vahel, et teavitada neid organisatsioonist ja selle eesmärkidest.

Kavatsuste väljendamine ja käitumine sidusal ja läbipaistval viisil, mis kutsub üles vastastikkusele tegutsemisele ning loob aluse usaldavaks ja usaldusväärseks ühenduseks inimeste ja rühmade vahel.

E-kirjade, kirjade ja muude kirjalike dokumentide koostamine sisu üldjoontes kirjeldavate võtmesõnade või põhimõistete alusel. Dokumendi liigi jaoks kohase vormingut ja keelestiili valimine.

Äritegevuse arendamiseks eri valdkondade (nt õigus, raamatupidamine, rahandus, kaubandus) asjakohase teabe otsimine ja kogumine.

Tarkvaravahendite kasutamine matemaatiliste arvutuste tegemiseks vajalike tabelandmete loomiseks ja muutmiseks, andmete ja teabe korraldamiseks, andmete põhjal graafikute koostamiseks ja nende väljaotsimiseks.

Erinevate suhtluskanalite kasutamine, näiteks verbaalne, käsitsi kirjutatav, digitaalne ja telefoniside, mille eesmärk on ideede või teabe kogumine ja jagamine.

Juhtide antavate (tavaliselt suuliste) juhiste ja võetavaid meetmeid käsitlevate direktiivide menetlemine. Tellitud taotluste suhtes järelepärimiste tegemine, uurimine ja meetmete võtmine.