Spezialist für das öffentliche Auftragswesen/Spezialistin für das öffentliche Auftragswesen

Ermittlung von Lieferanten und Zusammenarbeit mit Lieferanten, um sicherzustellen, dass Lieferqualität und bester Preis ausgehandelt wurden.

Aufbau guter Beziehungen zu Lieferanten, um mehr Einblick zu erhalten und die Qualität der Versorgung zu verbessern.

Aushandeln von Bedingungen wie Preis, Menge, Qualität und Lieferbedingungen mit Verkäufern und Lieferanten, um die vorteilhaftesten Einkaufsbedingungen zu gewährleisten.

Durchführen einer Ex-post-Evaluierung der Leistungen und Ergebnisse eines Beschaffungsprozesses, um die Stärken und Schwächen zu evaluieren und Lehren für künftige Ausschreibungen zu ziehen. Erheben einschlägiger Daten im Einklang mit den Berichtspflichten innerhalb der Organisation bzw. auf nationaler Ebene.

Entwurf von Ausschreibungsunterlagen, in denen die Ausschluss-, Auswahl- und Zuschlagskriterien festgelegt und die verwaltungstechnischen Anforderungen des Verfahrens erläutert werden, die den geschätzten Auftragswert begründen und die Bedingungen für die Einreichung, Bewertung und Vergabe der Angebote im Einklang mit der Organisationspolitik und den europäischen und nationalen Vorschriften festlegen.

Ermitteln der grundlegenden Bedürfnisse der Organisation und der Endnutzer in Bezug auf den Beschaffungsgegenstand, einschließlich der möglichen Auswirkungen in Bezug auf das Preis-Leistungs-Verhältnis oder die Umweltauswirkungen. Zusammenarbeit mit internen und externen Interessenträgern, um deren Bedürfnisse zu ermitteln und die ermittelten Bedürfnisse in die Beschaffungsplanung von Lieferungen und Dienstleistungen im Einklang mit dem Budgetplan der Organisation umzusetzen.

Entwicklung von Strategien für die innovationsfördernde Beschaffung, um die Innovation von der Nachfrageseite her voranzutreiben, unter Berücksichtigung zukunftsorientierter und alternativer Lösungen, die entweder den Kauf des Innovationsprozesses oder den Kauf der Ergebnisse der von Anderen geschaffenen Innovation beinhalten. Berücksichtigung der Innovationsziele der Organisation sowie einschlägiger nationaler Strategien und der verfügbaren Instrumente und Verfahren im Beschaffungsprozess.

Befolgen organisatorischer oder abteilungsspezifischer Standards und Leitlinien. Verstehen der Motive der Organisation und der allgemeinen Vereinbarungen sowie entsprechendes Handeln.

Einhalten der betrieblichen europäischen und regionalen speziellen Standards und Verhaltenskodizes, Verstehen der Motive des Unternehmens und der gemeinsamen Vereinbarungen sowie Umsetzen dieses Bewusstseins.

Zusammenarbeiten mit Kollegen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Aufbau und Pflege solider interner und externer Beziehungen zu Interessenträgern auf operativer Ebene, die auf gegenseitigem Vertrauen und Glaubwürdigkeit beruhen, um die Organisationsziele zu erreichen. Sicherstellen, dass Organisationsstrategien ein starkes Interessenträger-Management umfassen und Identifizieren und Priorisieren strategischer Beziehungen zu Interessenträgern.

Entwicklung der Beschaffungsstrategie und Festlegung des am besten geeigneten und wirksamsten Verfahrens, um die Ziele der Organisation zu erreichen und einen echten Wettbewerb zu gewährleisten. Definieren von Elementen wie Merkmalen, Umfang und Dauer des Verfahrens, Aufteilung in Pakete, Techniken und Instrumente für die elektronische Übermittlung und Arten von Verträgen und Vertragserfüllungsklauseln.

Konzentration der Bemühungen und Priorisierung der Arbeit, um im Einklang mit den Richtlinien und Grundsätzen des öffentlichen Dienstes ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen, um Kosteneinsparungen sowie strategische und nachhaltige Ziele zu erreichen, Ineffizienzen proaktiv zu erkennen, Hindernisse zu überwinden und den Ansatz anzupassen, um durchgängig nachhaltige und leistungsstarke Beschaffungsergebnisse zu erzielen.

Erstellung von Leistungsbeschreibungen, die es potenziellen Bietern ermöglichen, realistische Angebote einzureichen, die dem Bedarf der Organisation unmittelbar gerecht werden. Dazu gehören die Festlegung von Zielen und Mindestanforderungen für den Gegenstand sowie die Definition der Ausschluss-, Auswahl- und Zuschlagskriterien, die zur Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots im Einklang mit der Politik der jeweiligen Organisation und den EU- und nationalen Vorschriften verwendet werden.

Identifizierung der verschiedenen Arten von Risiken im öffentlichen Beschaffungswesen und Anwendung von Maßnahmen zur Risikominderung sowie von internen Kontroll- und Prüfverfahren. Umsetzung eines proaktiven Ansatzes zum Schutz der Interessen der Organisation und des öffentlichen Wohls.