Kontorfuldmægtig

Gøre passende og rettidig brug af kontorsystemer, der anvendes i forretningsfaciliteter, afhængigt af målet, hvad enten det drejer sig om indsamling af meddelelser, opbevaring af kundeoplysninger eller planlægning af dagsordenen. Det omfatter administration af systemer, f.eks. administration af kunderelationer, leverandørstyring, lagring og voicemail-systemer.

Sikre, at de administrative systemer, processer og databaser er effektive og velforvaltede og giver et solidt grundlag for samarbejde med den administrative medarbejder/personalet/fagfolkene.

Udføre administrative opgaver såsom arkivere, maskinskrive rapporter og opretholde korrespondance.

Give instrukser til underordnede ved anvendelse af forskellige kommunikationsteknikker. Tilpasse kommunikationsstilen til målgruppen med henblik på at give instrukser efter hensigten.

Se, analysere og sørge for tilstrækkelige kontorartikler til, at forretningsfaciliteter kan fungere problemfrit.

Lede medarbejdere og underordnede, arbejde i et team eller individuelt for at maksimere deres resultater og bidrag. Planlægge deres arbejde og aktiviteter, give instrukser, motivere og lede arbejdstagerne til at opfylde virksomhedens målsætninger. Overvåge og måle, hvordan en ansat påtager sig sit ansvar, og hvordan disse aktiviteter udføres. Udpege områder, hvor der kan gøres forbedringer, og komme med forslag til hvordan. Lede en gruppe mennesker for at hjælpe dem med at nå mål og opretholde et effektivt samarbejde mellem de ansatte.

Gøre brug af forskellige typer kommunikationskanaler såsom mundtlig, håndskreven, digital og telefonisk kommunikation med det formål at opbygge og udveksle idéer eller oplysninger.

Håndtere de forskellige kontorsystemer, der er nødvendige for en problemfri daglig drift af kontorfaciliteter, såsom interne kommunikationssystemer, software til fælles brug inden for virksomheden og kontorer, og sørge for, at de serviceres.

Udarbejde arbejdsrelaterede rapporter, der understøtter effektiv forvaltning af forbindelser og en høj standard for dokumentation og registrering. Skrive og forelægge resultater og konklusioner på en klar og forståelig måde, så de er forståelige for ikke sagkyndige modtagere.

Identificere mulige forbedringer af de driftsmæssige og finansielle resultater med henblik på at øge produktiviteten, effektiviteten og kvaliteten og strømline procedurerne.

Arbejde med forvaltningsmetoder såsom løbende forbedringer og forebyggende vedligeholdelse. Lægge vægt på problemløsning og teamworkprincipper. Sætte teams i stand til at identificere muligheder og derefter fremme processen med at forbedre resultaterne.

Overvåge, analysere og stille de apparater, der er nødvendige i kontorer og forretningslokaler, til rådighed med henblik på en smidig afvikling af driften. Klargøre apparater som f.eks. kommunikationsanordninger, computere, faxmaskiner og kopimaskiner.