Upphandlare inom offentlig verksamhet

Identifiera och samarbeta med leverantörer för att säkerställa att leveranskvalitet och bästa pris har förhandlats fram.

Förhandla om villkor, kostnader och andra specifikationer för ett kontrakt, och samtidigt försäkra sig om att de uppfyller de rättsliga kraven och är rättsligt bindande. Övervaka genomförandet av kontraktet, komma överens om och dokumentera eventuella ändringar i enlighet med rättsliga begränsningar.

Nå en överenskommelse med leverantören om teknisk krav, kvantitet, kvalitet, pris, villkor, lagring, förpackning, retur och andra krav i samband med inköp och leverans.

Förhandla om villkor för pris, mängd, kvalitet och leverans med säljare och leverantörer för att få de mest fördelaktiga inköpsvillkoren.

Tillämpa de verifieringsprinciper och den ram för finansiell kontroll som ser till att relevanta varor, tjänster eller arbeten tillhandahålls i enlighet med kontraktsvillkoren och alla tillämpliga finansierings- och redovisningsregler för att kunna gå vidare med betalningen.

Följa organisationens eller avdelningens specifika standarder och riktlinjer. Förstå syftena med organisationen och gemensamma avtal och agera därefter.

Följa organisatoriska europeiska och regionala standarder och etiska regler, förstå organisationens och de gemensamma avtalens motiv och tillämpa denna medvetenhet.

Utföra en efterhandsbedömning av resultaten och utfallen av ett upphandlingsförfarande för att bedöma styrkor och svagheter och dra lärdomar inför framtida anbudsinfordringar. Samla in relevanta uppgifter i linje med organisatoriska och nationella rapporteringsskyldigheter.

Utarbeta upphandlingsdokumentation som definierar uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterierna och beskriver de administrativa kraven för förfarandet, motiverar avtalets uppskattade värde och anger villkoren för inlämning och utvärdering av anbud och tilldelning av avtal, i linje med organisationens policy och med europeiska och nationella bestämmelser.

Hålla jämna steg med ny forskning, ny lagstiftning och andra viktiga förändringar på arbetsmarknaden eller inom andra områden som rör det relevanta kunskapsfältet.

Se till att ha aktuell kunskap om gällande bestämmelser och tillämpa denna kunskap inom specifika sektorer.

Ändra sin attityd till situationer utifrån oväntade och plötsliga förändringar i människors behov och sinnesstämning eller i trender; ändra strategier, improvisera och anpassa sig naturligt till dessa omständigheter.

Identifiera styrkor och svagheter hos olika abstrakta och rationella koncept, såsom problem, synpunkter och tillvägagångssätt som avser en viss problematisk situation, i syfte att ta fram lösningar och alternativa metoder för att hantera situationen.

Utforma upphandlingsstrategin och fastställa det lämpligaste och mest effektiva förfarandet för att uppnå organisationens mål och garantera verklig konkurrens. Definiera inslag såsom egenskaper, förfarandets omfattning och varaktighet, uppdelning i delar, tekniker och verktyg för elektronisk inlämning samt avtalstyper och klausuler om ett avtals genomförande.

Rikta insatser och prioritera arbete för att uppnå valuta för pengarna, i linje med riktlinjerna och politiken för offentlig sektor, för att uppnå kostnadsbesparingar och strategiska och hållbara mål, proaktivt identifiera ineffektivitet, övervinna hinder och anpassa strategin för att konsekvent uppnå hållbara och effektiva upphandlingsresultat.

Utarbeta tekniska specifikationer som gör det möjligt för potentiella anbudsgivare att lämna in realistiska anbud som direkt tillgodoser organisationens bakomliggande behov. Detta inbegriper fastställande av mål och minimikrav för föremålet och fastställande av de uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterier som ska användas för att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet i linje med organisationens policy samt EU-regler och nationella regler.

Identifiera olika typer av risker i samband med offentliga upphandlingsprocesser och tillämpa begränsningsåtgärder och interna kontroll- och revisionsprocesser. Anta en proaktiv strategi för att skydda organisationens och allmänhetens intressen.

Använda olika typer av kommunikationskanaler, t.ex. muntlig, handskriven, digital och telefonkommunikation, i syfte att formulera och dela idéer eller information.