Upphandlingsadministratör

Tillämpa de verifieringsprinciper och den ram för finansiell kontroll som ser till att relevanta varor, tjänster eller arbeten tillhandahålls i enlighet med kontraktsvillkoren och alla tillämpliga finansierings- och redovisningsregler för att kunna gå vidare med betalningen.

Följa organisationens eller avdelningens specifika standarder och riktlinjer. Förstå syftena med organisationen och gemensamma avtal och agera därefter.

Följa organisatoriska europeiska och regionala standarder och etiska regler, förstå organisationens och de gemensamma avtalens motiv och tillämpa denna medvetenhet.

Utföra en efterhandsbedömning av resultaten och utfallen av ett upphandlingsförfarande för att bedöma styrkor och svagheter och dra lärdomar inför framtida anbudsinfordringar. Samla in relevanta uppgifter i linje med organisatoriska och nationella rapporteringsskyldigheter.

Utarbeta upphandlingsdokumentation som definierar uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterierna och beskriver de administrativa kraven för förfarandet, motiverar avtalets uppskattade värde och anger villkoren för inlämning och utvärdering av anbud och tilldelning av avtal, i linje med organisationens policy och med europeiska och nationella bestämmelser.

Samarbeta med kolleger för att se till att insatserna genomförs på ett effektivt sätt.

Utarbeta och distribuera dokumentation för att säkerställa att alla personer som deltar i produktionen får relevant och aktuell information.

Utarbeta tekniska specifikationer som gör det möjligt för potentiella anbudsgivare att lämna in realistiska anbud som direkt tillgodoser organisationens bakomliggande behov. Detta inbegriper fastställande av mål och minimikrav för föremålet och fastställande av de uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterier som ska användas för att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet i linje med organisationens policy samt EU-regler och nationella regler.

Skapa varaktiga och meningsfulla relationer med leverantörer och tjänsteleverantörer för att skapa positiva, lönsamma och varaktiga samarbeten och kontraktsförhandlingar.

Sammanställa information om viktiga marknadsaktörer och potentiella anbudsgivare för att tillhandahålla en heltäckande bild av vilka varor och tjänster som kan eller inte kan tillhandahållas av marknaden och på vilka villkor. Tillämpa olika metoder för marknadsengagemang, såsom frågeformulär och teknisk dialog, för att förstå leverantörsmarknadens egenskaper, marknadsvillkor och trender och för att identifiera potentiella anbudsgivare.

Fastställa organisationens och slutanvändarnas bakomliggande behov i fråga om upphandlingens föremål, inklusive möjliga konsekvenser i fråga om valuta för pengarna eller miljöpåverkan. Samarbeta med interna och externa intressenter för att identifiera deras behov och omsätta de identifierade behoven till en plan för upphandlingen av varor och tjänster i enlighet med organisationens budgetplan.

Förhandla om villkor, kostnader och andra specifikationer för ett kontrakt, och samtidigt försäkra sig om att de uppfyller de rättsliga kraven och är rättsligt bindande. Övervaka genomförandet av kontraktet, komma överens om och dokumentera eventuella ändringar i enlighet med rättsliga begränsningar.

Använda tekniker för digital upphandling och applikationer och verktyg för e-upphandling för att minska den administrativa bördan, förbättra effektiviteten och stärka insynen och ansvarsskyldigheten under upphandlingsförfaranden.