Upphandlingschef

Förhandla om villkor, kostnader och andra specifikationer för ett kontrakt, och samtidigt försäkra sig om att de uppfyller de rättsliga kraven och är rättsligt bindande. Övervaka genomförandet av kontraktet, komma överens om och dokumentera eventuella ändringar i enlighet med rättsliga begränsningar.

Bygga upp goda relationer med leverantörer för att förbättra kunskapen om och kvaliteten på leveranserna.

Nå en överenskommelse med leverantören om teknisk krav, kvantitet, kvalitet, pris, villkor, lagring, förpackning, retur och andra krav i samband med inköp och leverans.

Förhandla om villkor för pris, mängd, kvalitet och leverans med säljare och leverantörer för att få de mest fördelaktiga inköpsvillkoren.

Tillämpa de verifieringsprinciper och den ram för finansiell kontroll som ser till att relevanta varor, tjänster eller arbeten tillhandahålls i enlighet med kontraktsvillkoren och alla tillämpliga finansierings- och redovisningsregler för att kunna gå vidare med betalningen.

Följa organisationens eller avdelningens specifika standarder och riktlinjer. Förstå syftena med organisationen och gemensamma avtal och agera därefter.

Följa organisatoriska europeiska och regionala standarder och etiska regler, förstå organisationens och de gemensamma avtalens motiv och tillämpa denna medvetenhet.

Hålla jämna steg med ny forskning, ny lagstiftning och andra viktiga förändringar på arbetsmarknaden eller inom andra områden som rör det relevanta kunskapsfältet.

Se till att ha aktuell kunskap om gällande bestämmelser och tillämpa denna kunskap inom specifika sektorer.

Utforma upphandlingsstrategin och fastställa det lämpligaste och mest effektiva förfarandet för att uppnå organisationens mål och garantera verklig konkurrens. Definiera inslag såsom egenskaper, förfarandets omfattning och varaktighet, uppdelning i delar, tekniker och verktyg för elektronisk inlämning samt avtalstyper och klausuler om ett avtals genomförande.

Ta fram och genomföra en upphandlingsplanering som bygger på organisationens val av strategi när det gäller var och hur offentlig upphandling bör användas för kostnadseffektiva inköp av nödvändiga varor, tjänster eller arbeten i linje med de önskade politiska effekterna.

Ändra sin attityd till situationer utifrån oväntade och plötsliga förändringar i människors behov och sinnesstämning eller i trender; ändra strategier, improvisera och anpassa sig naturligt till dessa omständigheter.

Identifiera styrkor och svagheter hos olika abstrakta och rationella koncept, såsom problem, synpunkter och tillvägagångssätt som avser en viss problematisk situation, i syfte att ta fram lösningar och alternativa metoder för att hantera situationen.

Fastställa organisationens och slutanvändarnas bakomliggande behov i fråga om upphandlingens föremål, inklusive möjliga konsekvenser i fråga om valuta för pengarna eller miljöpåverkan. Samarbeta med interna och externa intressenter för att identifiera deras behov och omsätta de identifierade behoven till en plan för upphandlingen av varor och tjänster i enlighet med organisationens budgetplan.

Utveckla strategier för innovationsupphandling för att driva på den efterfrågestyrda innovationen, med hänsyn tagen till framåtblickande och alternativa lösningar som antingen innebär att man köper innovationsprocessen eller köper innovativa produkter som har skapats av andra. Beakta organisationens innovationsmål och den relaterade nationella politiken samt tillgängliga verktyg och metoder för att införliva dessa i upphandlingsprocessen.

Samarbeta med kolleger för att se till att insatserna genomförs på ett effektivt sätt.

Utföra en efterhandsbedömning av resultaten och utfallen av ett upphandlingsförfarande för att bedöma styrkor och svagheter och dra lärdomar inför framtida anbudsinfordringar. Samla in relevanta uppgifter i linje med organisatoriska och nationella rapporteringsskyldigheter.

Skapa och upprätthålla stabila interna och externa relationer med intressenter på operativ nivå som baseras på ömsesidigt förtroende och trovärdighet i syfte att uppnå organisatoriska mål. Säkerställa att de organisatoriska strategierna omfattar en stabil hantering av intressenter samt identifiera och prioritera strategiska intressentrelationer.

Rikta insatser och prioritera arbete för att uppnå valuta för pengarna, i linje med riktlinjerna och politiken för offentlig sektor, för att uppnå kostnadsbesparingar och strategiska och hållbara mål, proaktivt identifiera ineffektivitet, övervinna hinder och anpassa strategin för att konsekvent uppnå hållbara och effektiva upphandlingsresultat.