Specialist, offentlig upphandling

Identifiera och samarbeta med leverantörer för att säkerställa att leveranskvalitet och bästa pris har förhandlats fram.

Bygga upp goda relationer med leverantörer för att förbättra kunskapen om och kvaliteten på leveranserna.

Förhandla om villkor för pris, mängd, kvalitet och leverans med säljare och leverantörer för att få de mest fördelaktiga inköpsvillkoren.

Utföra en efterhandsbedömning av resultaten och utfallen av ett upphandlingsförfarande för att bedöma styrkor och svagheter och dra lärdomar inför framtida anbudsinfordringar. Samla in relevanta uppgifter i linje med organisatoriska och nationella rapporteringsskyldigheter.

Utarbeta upphandlingsdokumentation som definierar uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterierna och beskriver de administrativa kraven för förfarandet, motiverar avtalets uppskattade värde och anger villkoren för inlämning och utvärdering av anbud och tilldelning av avtal, i linje med organisationens policy och med europeiska och nationella bestämmelser.

Fastställa organisationens och slutanvändarnas bakomliggande behov i fråga om upphandlingens föremål, inklusive möjliga konsekvenser i fråga om valuta för pengarna eller miljöpåverkan. Samarbeta med interna och externa intressenter för att identifiera deras behov och omsätta de identifierade behoven till en plan för upphandlingen av varor och tjänster i enlighet med organisationens budgetplan.

Utveckla strategier för innovationsupphandling för att driva på den efterfrågestyrda innovationen, med hänsyn tagen till framåtblickande och alternativa lösningar som antingen innebär att man köper innovationsprocessen eller köper innovativa produkter som har skapats av andra. Beakta organisationens innovationsmål och den relaterade nationella politiken samt tillgängliga verktyg och metoder för att införliva dessa i upphandlingsprocessen.

Följa organisationens eller avdelningens specifika standarder och riktlinjer. Förstå syftena med organisationen och gemensamma avtal och agera därefter.

Följa organisatoriska europeiska och regionala standarder och etiska regler, förstå organisationens och de gemensamma avtalens motiv och tillämpa denna medvetenhet.

Samarbeta med kolleger för att se till att insatserna genomförs på ett effektivt sätt.

Skapa och upprätthålla stabila interna och externa relationer med intressenter på operativ nivå som baseras på ömsesidigt förtroende och trovärdighet i syfte att uppnå organisatoriska mål. Säkerställa att de organisatoriska strategierna omfattar en stabil hantering av intressenter samt identifiera och prioritera strategiska intressentrelationer.

Utforma upphandlingsstrategin och fastställa det lämpligaste och mest effektiva förfarandet för att uppnå organisationens mål och garantera verklig konkurrens. Definiera inslag såsom egenskaper, förfarandets omfattning och varaktighet, uppdelning i delar, tekniker och verktyg för elektronisk inlämning samt avtalstyper och klausuler om ett avtals genomförande.

Rikta insatser och prioritera arbete för att uppnå valuta för pengarna, i linje med riktlinjerna och politiken för offentlig sektor, för att uppnå kostnadsbesparingar och strategiska och hållbara mål, proaktivt identifiera ineffektivitet, övervinna hinder och anpassa strategin för att konsekvent uppnå hållbara och effektiva upphandlingsresultat.

Utarbeta tekniska specifikationer som gör det möjligt för potentiella anbudsgivare att lämna in realistiska anbud som direkt tillgodoser organisationens bakomliggande behov. Detta inbegriper fastställande av mål och minimikrav för föremålet och fastställande av de uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterier som ska användas för att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet i linje med organisationens policy samt EU-regler och nationella regler.

Identifiera olika typer av risker i samband med offentliga upphandlingsprocesser och tillämpa begränsningsåtgärder och interna kontroll- och revisionsprocesser. Anta en proaktiv strategi för att skydda organisationens och allmänhetens intressen.