Deux paramètres déterminent la quantité de données personnelles détenues par votre organisation, et tous deux sont définis au niveau de l’organisation, et non pour chaque participant.
Quelle quantité d’informations d’identité vous recueillez
Votre organisation utilise l’un des trois modes participants. Il est choisi dans Profile & public page (Profil et page publique) et s’applique à tout le monde.
- Standard — les participants disposent de comptes nominatifs.
- Privacy-first — les participants sont identifiés au minimum.
- Guest — les personnes peuvent passer une évaluation sans créer de compte.
Faites ce choix délibérément. Une école qui évalue toute une classe d’âge n’a pas les mêmes obligations qu’un cabinet qui accompagne des adultes ayant choisi de participer.
Quand un responsable légal doit donner son accord
Votre organisation peut exiger le parental consent (consentement parental). Lorsqu’il est activé, un jeune participant s’inscrit et un lien de validation est envoyé par e-mail à un responsable légal. Le compte reste en attente jusqu’à ce que ce responsable légal l’approuve.
Les demandes de consentement expirent si personne n’intervient.
Si un responsable légal indique que le lien de validation ne fonctionne pas, contactez NexPath plutôt que de lui demander de réessayer. Un administrateur peut approuver directement le compte, et nous souhaitons être informés de cette défaillance.
Les moins de 16 ans ne reçoivent jamais directement d’e-mails concernant leur parcours. Les rappels et les suivis sont envoyés au responsable légal enregistré.
Ce que couvre « My account & data » — et ce que cette rubrique ne couvre pas
La page My account & data (Mon compte et mes données) dans votre barre latérale gère votre propre compte de conseiller : vos préférences de consentement, le téléchargement de vos propres données et la suppression de votre propre compte.
Elle s’appelait « Privacy & Data », ce qui laissait penser qu’il s’agissait de l’endroit où traiter une demande de confidentialité concernant un participant. Ce n’est pas le cas, raison pour laquelle son nom a été modifié.
Elle ne gère pas les données des participants. Cette page ne permet ni d’exporter ni d’effacer les données d’un participant, et aucune de ses options n’a d’effet sur les personnes que vous accompagnez.
La suppression de votre compte ne supprime pas vos évaluations
Si vous avez créé des évaluations au sein d’une organisation, elles relèvent de l’activité de l’organisation et non de votre compte personnel. La suppression de votre compte les transfère à un administrateur de l’organisation au lieu de les supprimer. Les participants conservent l’accès aux évaluations qu’ils ont passées.
Un point important à connaître avant de commencer : si vous avez créé des évaluations dans une organisation qui n’a aucun autre administrateur, la suppression est refusée jusqu’à ce qu’un autre administrateur soit désigné. Le message indique le nom de l’organisation. Désignez un autre administrateur, puis demandez à nouveau la suppression.
Demandes de données des participants
Un participant — ou son responsable légal — a le droit d’obtenir une copie de ses données et de demander leur suppression. Ces deux opérations sont possibles, mais aucune ne peut être effectuée en libre-service depuis votre compte de conseiller.
Si vous recevez une telle demande, transmettez-la à NexPath. Lorsque l’effacement est effectué, il est complet : il supprime le profil de la personne, ses réponses aux évaluations, ses plans signés, ses conversations avec l’IA et les interprétations générées à son sujet.
L’effacement est définitif et inclut les plans signés. Si un plan doit être conservé comme document institutionnel, imprimez-en une copie avant de demander l’effacement — voir Le document du plan.
Ce que voit l’IA
C’est la question qui vous sera réellement posée. Elle fait l’objet de son propre article : Ce que voit l’IA et ce qu’elle ne voit pas.
En bref : les noms, noms d’utilisateur et adresses e-mail sont supprimés avant que quoi que ce soit ne soit transmis au fournisseur d’IA, vos notes privées ne sont jamais envoyées et aucune donnée de participant n’est utilisée pour entraîner un modèle.
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